Slimmer timemanagement

Eagerly Internet |

Hidde Santman

Door: Hidde Santman

De vakantie was heerlijk. U bent tot rust gekomen. Maar het najaar belooft weer een hectische periode te worden. Uw agenda is de komende maanden bezet en uw mailbox zit als vanouds weer overvol. Hoe zorgt u voor rust en innerlijke balans?

Hektiek en Balans
Steeds meer is het de kunst om twee tegenstrijdige kwaliteiten met elkaar te verenigen: u maakt deel uit van de snelle digitale wereld, dus u moet handig om kunnen gaan met snelle informatie-uitwisseling en e-tools. Tegelijkertijd moet u afstand houden en bent u in staat rust en evenwicht te bewaren in de hectiek. Versnellen en vertragen, maar dan tegelijkertijd.

Enerzijds kunt u de snelheid van werken vergroten door slimmer met uw mail om te gaan. ‘Slimmer werken’ coaches kunnen hierbij helpen. Anderzijds zijn rustmomenten belangrijk. Geregeld even terugstappen, nadenken en uzelf de vraag stellen: wat is nu echt belangrijk? Juist op momenten dat u geen tijd heeft voor reflectie, moet u toch een korte time out nemen. Een Chinees spreekwoord luidt: Als u haast heeft, ga dan zitten!

Agendabeheer
Ook niet onbelangrijk: hoe blijft u baas over uw agenda? Vooral lastig zijn de ‘tussendoor activiteiten’, die u van uw werk houden. Collega’s die binnenlopen, telefoontjes die veel tijd vragen, spoedberichten afhandelen Aan het eind van de dag bent u niet toegekomen aan belangrijke zaken en vraagt u zich af: ‘Wat heb ik vandaag eigenlijk gedaan?’ Het sleutelwoord hierbij is discipline. Het is niet voldoende om bepaalde tijdsperiodes per dag of per week te blokkeren. U moet zich hier ook aan houden! Als u minder door collega’s gestoord wilt worden dan is het ook goed om u af te vragen: ‘Durf ik stellig en duidelijk tegen hen te zijn?’ Een beroemde valkuil is dat u graag aardig gevonden wilt worden! tsja, dan blijven ze u om ongewenste momenten lastig vallen.

Hectiek en balans, uiteindelijk staan we allemaal voor de taak om beide sporen tegelijk te bewandelen!

Tips voor slimmer timemanagement:

Emails:
> Afgebakende e-mail tijd plannen (geen e-mails tussendoor).
> Alle cc’s niet lezen.
> Ga niet meteen aan de slag met elke email maar ga eerst na: verwijderen of delegeren? Zelf deze week doen? Later doen?
> Elk bericht maar een keer lezen/behandelen.
> Regels aanmaken zodat mail automatisch in de goede map komt.

Agendabeheer:
> Tijd nemen om te plannen (per dag, per week, per maand).
> Vaste tijdsindeling per dag of per week aanhouden.
> ‘Lege tijd’ plannen.
> Ongestoorde tijd plannen (de deur is dicht).
> Plan de helft van wat u nu gewend bent op een dag te plannen.
> Niets toezeggen voordat u weet of u er tijd voor hebt.
> Alleen een urgentie ertussen plannen als de oorspronkelijke activiteit elders gepland kan worden.

Hidde Santman is adviseur en programmamanager bij GITP Organisatieontwikkeling&Training

Meer weten over timemanagement
Wilt u meer bereiken met minder stress? In de timemanagement trainingen van GITP gaat u aan de slag met vaardigheden die rust brengen in uw agenda én op uw werkplek. U besteedt uw tijd aan zaken die u echt belangrijk vindt en ervaart meer werkplezier.


 

Geef uw reactie op "Slimmer timemanagement" geschreven door Eagerly Internet