Overleg: niet voor de vorm!

GITP |

Nederland staat erom bekend graag en veel te overleggen. Maar dat zegt niks over de effectiviteit van onze overlegvormen. Die kan namelijk veel beter. Hoe? Door de actieve participatie van de individuele medewerker te vergroten.

Door: Patrick Vermeulen

Actieve individuele participatie, dát is het antwoord op de vraag hoe we de effectiviteit van overlegvormen kunnen verbeteren. Een overlegvorm heeft natuurlijk het meeste effect wanneer een medewerker daadwerkelijk meedoet. Dat klinkt niet alleen logisch, maar blijkt ook uit onderzoek.
Ook ik heb me in het onderwerp verdiept voor mijn promotieonderzoek ‘Overleg: niet voor de vorm, participatief gedrag binnen vormen van overleg’. De medewerker die actief meedoet, ervaart een grotere invloed op beslissingen en is positiever over zichzelf én de organisatie. Ook voelt hij meer betrokkenheid bij de overleggroep en draagt hij – zij het in beperkte mate – bij aan grotere teamprestaties.

Motivatie
Actieve participatie is afhankelijk van de overlegvorm. Het is aan de leidinggevende en HR om de juiste vorm te vinden, zodat medewerkers een bijdrage gaan leveren. Individuele motivatie, capaciteit en gelegenheid zijn daarbij belangrijke factoren. Bijbehorende vragen zijn: Wat heeft de medewerker aan het overleg? Weet hij wat het doel is van het overleg? Wordt zijn mening gevraagd en gewaardeerd? Want medewerkers die voorafgaand aan het overleg aangeven over een hoge motivatie, capaciteit en gelegenheid te beschikken, vertonen tijdens het overleg meer participatief gedrag. Ze bereiden zich vaker voor, geven vaker hun eigen mening, stellen meer vragen en vragen ook anderen vaker om hun mening.

Gedragsverandering
Mijn ervaring is dat in de praktijk nog vaak onvoldoende aandacht is voor de motivatie van een medewerker aan een overlegvorm. De reden voor participatie – of het uitblijven daarvan – is onduidelijk. Het kan zijn dat hij verlegen is, het doel van het overleg onduidelijk is of dat de medewerker het gevoel heeft dat zijn mening er niet toedoet. De crux is om een overlegvorm te organiseren die tot gedragsverandering leidt. Op het moment dat we weten wat de medewerker motiveert, kunnen we de juiste overlegvorm invoeren. En de effectiviteit van overlegvormen vergroten.

TIPS
1. Stem beter af wat het doel van het overleg is en wat wanneer besproken moet worden
Onduidelijkheid hierover heeft een negatief effect op actieve deelname. Wanneer medewerkers invloed ervaren op beslissingen nemen ze actiever deel, wat leidt tot meer positieve effecten voor individu en organisatie.

2. Vraag medewerkers om hun mening
In veel groepen geven medewerkers aan geen of weinig gelegenheid te krijgen of steun te ervaren.

3. Onderzoek in de eigen concrete situatie wat werkt en wat niet
Bepaal welke factoren beïnvloed kunnen worden om het functioneren van het overleg te verbeteren.

4. Zorg dat participatie ingebed is in het HR-beleid van de organisatie
Participatie vraagt om individuele ontwikkeling van leidinggevenden en medewerkers.

Lees ook het artikel ‘Naar een verdere professionalisering van de medezeggenschap’.
NB: deze blog is ook gepubliceerd op OR-online.nl.

Over Patrick Vermeulen
Patrick Vermeulen is vanaf 1998 verbonden aan GITP als  begeleider van ondernemingsraden en bestuurders. Vanaf april 2011 is hij directeur Medezeggenschap bij GITP. Patrick Vermeulen promoveerde in december 2011 met het proefschrift ‘Overleg: niet voor de vorm!’, waarin de resultaten staan beschreven van zijn onderzoek naar de succesfactoren van overleg.


 

Geef uw reactie op "Overleg: niet voor de vorm!" geschreven door GITP