Achterbancommunicatie: eerst het doel

GITP |

Communicatie met de achterban is en blijft voor veel ondernemingsraden een hoofdpijndossier. Zowel de hoge verwachtingen als de aanpak die veel ondernemingsraden erop nahouden zijn daar debet aan. Gelukkig betekent dat ook dat een OR die hoofdpijn zelf kan verzachten.

Auteur: Rob Latten

Het is een open deur, maar als een OR zich eerst zou afvragen wat hij eigenlijk wil bereiken voordat hij een boodschap de organisatie inzendt, is er al veel gewonnen. Want bij een communicatiedoel komen vanzelf ook een doelgroep en een passend middel in beeld.

Het probleem
Het doel van communicatie met de achterban op zich is tweeledig: vertellen wat de OR doet en weten wat er leeft bij de achterban om de rol van vertegenwoordiger, waarmee een OR zijn positie legitimeert, goed te kunnen vervullen. Voor beide is het zaak uit te gaan van eerst het doel, dan de doelgroep en daarna pas het middel. En daar zit hem nu net het probleem. Veel ondernemingsraden beginnen bij het middel. Als je jezelf eerst afvraagt ‘wat wil ik bereiken met de informatie die ik ga communiceren?’,  bijvoorbeeld het activeren van de achterban, dan zul je op een andere manier informatie moeten gaan delen dan wanneer je de achterban alleen wilt informeren omdat dit nu eenmaal wettelijk verplicht is. Heel veel OR’en verstrekken bijvoorbeeld routinematig de notulen van hun vergaderingen aan de achterban. Als je je afvraagt: Waarom doen we dat? Is dat alleen omdat het moet?  Of willen we ook dat de achterban daadwerkelijk de notulen leest? Als dat laatste het geval is kun je je afvragen of die notulen wel aantrekkelijk genoeg zijn om te lezen.

Frustratie managen
Wanneer  je als OR-lid denkt dat iedereen alles leest van de OR, dat iedereen dolenthousiast is en precies weet wat voor belangrijk werk de OR doet, raak je heel snel gefrustreerd. Ook daarom is het belangrijk  je eerst af te vragen: Wat is ons doel?, Wie is de doelgroep en welk middel past daarbij? En matcht wat wij willen met wat de achterban wil? Op die manier kun je je frustratiegrens aardig managen.  Is het doel alleen de wettelijke verplichting, dan maakt het niet uit. Dan is het voldoende om de notulen rond te sturen of te vertellen waar mensen de notulen kunnen vinden. Voor een jaarverslag geldt hetzelfde. Als het alleen om de wettelijke verplichting is te doen, kun je het eigenlijk net zo goed laten. Geen haan die ernaar kraait. Als je wilt dat het gelezen wordt, zul je moeten nadenken over een vorm en inhoud die aansluiten bij de achterban.

Achterban wil wel maar kan niet
Achterbancommunicatie in uitvoering is vooral een kwestie van willen en kunnen voor zowel de achterban als de OR. Lezen kan de achterban natuurlijk. Maar, willen ze dat ook? Als de achterban toegang wil tot informatie, weten ze dan waar die informatie te vinden is en als ze die informatie hebben gevonden, is deze dan voldoende toegankelijk zodat ze begrijpen wat er staat? Vaak hanteren OR’en een ambtelijke taal: ‘Volgens de Wet op ondernemingsraden (…)’. Niet echt uitnodigend. Mensen zullen er snel de brui aangeven. In dit geval wil de achterban wel maar kan niet. Meestal doet een OR echter echt zijn best om de achterban te informeren en te betrekken. Het is immers belangrijk voor zijn positie. Hoe beter de OR zijn achterban weet te vertegenwoordigen, hoe sterker hij staat tegenover de bestuurder.

Achterban kan wel maar wil niet
Maar wat als de achterban niet is geïnteresseerd? Wanneer je een algemeen mailtje de organisatie in stuurt, ook al is het over een aankomende reorganisatie, zal vrijwel niemand dat lezen. Het is nu eenmaal een gegeven dat zolang mensen geen urgentie voelen, de boodschap niet relevant is. Het is daarom belangrijk dat je de motivatie (willen) van de achterban weet te triggeren. Pas als het hun persoonlijke omstandigheden raakt, komen mensen in beweging. Wanneer de reorganisatie alleen bepaalde groepen in de organisatie treft, is het dus logisch dat je de boodschap op hen richt op een manier dat ze de urgentie voelen. Dat moet je als OR natuurlijk wel kunnen. Maar waar een wil is, is een weg.

Over Rob Latten
Rob Latten is senior consultant bij GITP, adviesgroep OR Consulting en gespecialiseerd op het gebied van OR en financiën. Hij is medeauteur van het Praktijkboek voor (achterban)communicatie. Daarnaast schreef Rob  de boeken OR en financiële begrippen, OR en financiële begrippen in de zorg, OR en privacy, OR en projectmatig werken.

 


 

Geef uw reactie op "Achterbancommunicatie: eerst het doel" geschreven door GITP