Achterbancommunicatie: OR, ken je klant

GITP |

Je verwacht veel van de bijeenkomst die je als ondernemingsraad voor de achterban georganiseerd hebt, maar als het eenmaal zo ver is, komt er niemand opdagen. De nieuwsbrief die is verstuurd levert geen reacties op. De achterban is kennelijk totaal niet geïnteresseerd in wat de OR doet en realiseert. Of, is er iets anders aan de hand?

Auteur: Wanne van den Bijllaardt

Net als bij een pure ICT’er die geen gehoor krijgt als hij vertelt hoe de app werkt in plaats van wat je er mee kunt, zo krijgen OR’en geen respons omdat ze vaak te snel in de inhoud schieten. Bekijk de achterban eens als klant en behandel hem ook zo.

Wat stond er op het programma dat met de uitnodiging voor de bijeenkomst rond is gestuurd? Het is wat scherp gesteld maar vaak zie je een programma in de trant van: Opening; Notulen; Mededelingen; Onderwerp; Wvttk; Rondvraag.

Wat heb ik eraan?
Ook in nieuwsbrieven van ondernemingsraden zie je vaak onderwerpen aan bod komen over wisselingen van OR-samenstelling, de voorzitter die op training is geweest en een drukke agenda vanwege adviesaanvragen over uiteenlopende onderwerpen. Collega’s die niet in de OR zitten, zegt dat helemaal niets.
Door gebruik te maken van de beginselen van marketing kom je erachter wat je achterban wel beweegt, waarin hij is geïnteresseerd en hoe je een betrokken achterban krijgt die wil meedenken. En dat is makkelijker dan je denkt. Want wanneer je de achterban ziet als klant, begrijp je al snel dat je met concrete boodschappen moet komen waar de achterban wat mee kan, waar hij wat aan heeft. Philips communiceert in zijn nieuwsbrief naar klanten ook niet dat er twee afdelingen worden samengevoegd en dat het complete middelmanagement een cursus timemanagement heeft gevolgd!

Eerst een marktonderzoek
Direct na de verkiezingen is het moment om te beginnen met de marketingbenadering van de achterban. Want uiteindelijk bepaal je als OR door wat je doet en wat mensen daarvan meekrijgen, wat jouw merk en bijbehorend imago wordt. Bijvoorbeeld: Is de OR een club die van alles met de bestuurder bekokstoofd? Of: Is de OR een club die luistert naar de achterban en actief onderwerpen oppakt?
Eenmaal door de achterban in een bepaalde hoek gezet die je als OR misschien niet wilt, is het moeilijk om daar weer uit te komen. En het imago van een OR bepaalt voor en groot deel hoe de achterban op de OR reageert.
De start van een nieuwe zittingsperiode is daarom dé gelegenheid om het roer om te gooien. Niet eerst naar de hei om een voorzitter te kiezen, strategie uit te stippelen en taken te verdelen. Nee, eerst naar de achterban toe. In marketingtermen: start met een marktonderzoek. Welke onderwerpen vindt de achterban belangrijk, wat speelt er nu? Schuif aan bij werkoverleggen van de verschillende afdelingen en benader mensen gericht (Cocreatie: je klanten laten meedenken). Het voordeel dat een OR heeft ten opzichte van een bedrijf dat zijn producten aan de man moet brengen, is dat de OR al weet welke mensen in de organisatie van belang zijn en hoe de hazen lopen. Ondernemingsraden kunnen dus eigenlijk veel gemakkelijker dan bedrijven contact maken met de ‘klant’.

Klantgroepen
Wanneer je naar je achterban toegaat, kom je er hoogstwaarschijnlijk al snel achter dat je deze niet als één klant kunt zien maar dat er verschillende klantgroepen zijn te onderscheiden. Afhankelijk van wat er speelt in de organisatie heeft de ene klantgroep hele andere interesses en belangen dan een andere klantgroep. Stafdiensten willen bijvoorbeeld financiële ruimte om medewerkers te ontwikkelen, terwijl de werkvloer te maken heeft met de invoering van Het Nieuwe Werken, waarbij de werkprivé-balans danig op de proef blijkt te worden gesteld.

Vertaalslag naar OR-plan
Wanneer de wensen en signalen van de achterban zijn verzameld, maak je de vertaalslag naar een communicatieplan. Als je het goed hebt gedaan, is er genoeg input om prioriteiten te stellen en doelen te bepalen die op de agenda kunnen worden gezet. Uiteraard zul je de verschillende klantgroepen in de achterban op de hoogte moeten brengen van de keuzes die de OR aan de hand van het marktonderzoek heeft gemaakt én waarom. Zo hou je de achterban bij het proces betrokken.

Enquêtes tijdens zittingperiode
Ook tijdens de zittingsperiode kunnen er onderwerpen spelen waarover de OR eerst de mening wil weten van de achterban, voordat de koers kan worden bepaald. Dat kan heel gemakkelijk met een enquête per mail. Wanneer je na het rondsturen van de enquêtemail ook kunt zien hoe vaak die wordt geopend en welke groepen binnen de organisatie het meest actief zijn, krijg je heel veel extra informatie over de achterban. Maar ook als je niet de beschikking hebt over een nieuwsbriefprogramma of enquêteprogramma, is het niet zo moeilijk om even een half uurtje uit te trekken om hier en daar rond te vragen hoe de enquête / uitnodiging / nieuwsbrief et cetera is ontvangen en hoe het beter kan. Door vervolgens in een volgende communicatie-uiting te laten zien wat je met de signalen en feedback van de achterban hebt gedaan en wat er is bereikt, zal het een andere keer dat je respons wilt van de achterban een stuk makkelijker worden. Maar bedenk te allen tijde, dat reageren op een stelling in een nieuwsbrief of een enquête invullen, niet het makkelijkste is wat je van de achterban vraagt. Hoe vaak reageer je zelf op een stelling in een blog of nieuwsbrief? Ken je klant, ken jezelf, dan weet je wat je kunt verwachten.

Tip
Nodig een medewerker van de marketing afdeling uit zich verkiesbaar te stellen voor de aankomende OR-verkiezingen of vraag hem of haar na de verkiezingen deel uit te maken van een achterbancommissie. Waarom het wiel opnieuw uitvinden als er genoeg marketingkennis en ervaring in je eigen organisatie aanwezig is.

GITP houdt ook rekening met zijn achterban: de klant. We hebben daarom een OR panel. Een paar keer per jaar vragen we dit panel te reageren op ontwikkelingen in de medezeggenschap. Wil je lid worden van het OR panel?  Stuur een email naar w.van.den.bijllaardt@gitp.nl en ontvang het Praktijkboek (achterban)communicatie.

Over Wanne van den Bijllaardt
Wanne van den Bijllaardt is sinds 2008 betrokken bij GITP als manager open trainingen. Hij ontwikkelt open trainingen, studiedagen en seminars voor werknemers en OR-leden. Zijn inhoudelijke expertise ligt op het terrein van de medezeggenschap. Wanne is mede-auteur van de boeken De OR in 153 vragen en antwoorden, Handvatten voor medezeggenschap, Het praktische checklistboek voor de OR en het Praktijkboek (achterban)communicatie dat GITP gebruikt in de training Communicatie met de achterban.


 

Geef uw reactie op "Achterbancommunicatie: OR, ken je klant" geschreven door GITP