OR-invloed komt met de vaardigheden

GITP |

‘Leuk overleg gehad, veel besproken, de sfeer was goed…’ Maar, is er ook wat afgesproken? Voor invloed van de OR is meer nodig dan alleen een gezellig gesprek met de bestuurder. Afspraken maken over vervolgstappen bijvoorbeeld. Dat vraagt om resultaatgerichtheid. Een van de vaardigheden die de OR helpt invloed uit te oefenen.

Door: Carla de Bont

 

Een OR die succesvol invloed weet uit te oefenen, is te herkennen aan een sterk collectief, constructieve OR- en overlegvergaderingen (OV) en een evaluatie van de OV achteraf. Vaardigheden die daarbij het verschil maken zijn onder te verdelen in basisvaardigheden voor elk OR-lid, en vaardigheden die lang niet elk OR-lid hoeft te beheersen. Als OR ben je immers een collectief waarbinnen je de taken naar gelang wat een OR-lid wil en kan, kunt verdelen.

Basis leggen voor invloed: communiceren en samenwerken
Invloed van een OR begint tijdens de voorbereiding van het overleg met de bestuurder in de OR-vergadering. De vaardigheden samenwerken en communiceren, zorgen daarbij voor de smeerolie. De vaardigheden resultaatgerichtheid en overtuigen zijn nodig om spijkers met koppen te kunnen slaan. Is er duidelijkheid over waar je als OR voor staat?:

  • wat wil je weten?
  • welk doel streef je na?
  • wat zijn de argumenten?

Constructief vergaderen: overtuigen en resultaatgerichtheid
Met de opmerking ‘ik heb signalen opgevangen uit de organisatie dat….’ kom je er in het overleg met de bestuurder niet. De bestuurder zal gelijk komen met vragen als: ’Hoe vaak, wanneer precies?’ Een bestuurder houdt nu eenmaal van argumenten, inhoud en feiten. Wanneer je die punten als OR-team niet scherp krijgt tijdens de OR-vergadering, heeft dat direct een negatief effect op de hoeveelheid invloed die je tijdens het overleg met de bestuurder kunt uitoefenen. Praat er met elkaar over, bevraag elkaar en gebruik je overtuigingskracht om te laten weten wat je wilt en anderen daarin mee te krijgen. Belangrijk punt is het aanwijzen van iemand die namens de OR het woord doet op dit onderwerp én bespreken wat de boodschap is. Wanneer je dit aan het toeval overlaat, zal het lid dat toevallig op dat moment het woord doet, zijn individuele interpretatie van de OR-vergadering geven. Dat geeft achteraf vaak scheve gezichten omdat in zijn verhaal niet helemaal uit de verf kwam, wat de meeste andere OR-leden in hun hoofd hadden. Mocht er tijd zitten tussen de OR-vergadering en het overleg met de bestuurder, schrijf de boodschap dan op in steekwoorden. OR-vergaderingen met oog voor de inhoud en de strategie vormen de basis voor het creëren van invloed.

Wat speelt er?: Netwerken en analyseren
Voordat je invloed kunt uitoefenen, zal je moeten weten, op wat. Vaardigheden die daarbij een belangrijke rol spelen, zijn netwerken, analyseren, communiceren, doorvragen en overtuigen. De centrale vraag waarop je een antwoord wilt, is: Wat speelt er in de organisatie? Door informele gesprekken te voeren met collega’s, managers, de bestuurder, de raad van toezicht/commissarissen word je wijzer op inhoud, argumenten, feiten en op wat voor de OR een haalbaar doel is om na te streven. Daarnaast komen er allerlei stukken voorbij waar je iets van kunt vinden. Bijvoorbeeld de nieuwe strategienota of het jaarplan. Daarin komen vaak thema’s aan de orde waarbij het voor de OR belangrijk is vroegtijdig betrokken te worden.

Informeel overleg: wel of niet?
Waarom zou je wachten met stappen zetten tot het formele overleg? Als je weet dat er binnen de organisatie een werkgroep bezig is met een thema waar de OR ook aan werkt, nodig de voorzitter van de werkgroep dan eens uit in een OR-vergadering. Hij kan al vast wat dingen uitleggen en vragen beantwoorden. Door vroegtijdig informatie te verzamelen, kun je je doel van het formeel overleg scherper formuleren en hou je meer tijd over voor andere vragen.
Schat daarbij eerst in: Past informeel overleg bij de cultuur van jouw organisatie? De ene bestuurder vindt het prima, de ander staat gelijk op zijn achterste benen. En wat vindt de achterban? Als het in een organisatie voor medewerkers not done is om even bij de directeur langs te gaan, word je, als je dit als OR wel doet, al snel als het schoothondje van de directie gezien. Informeel overleg kan dus gevoelig liggen. Maak in dat geval een zorgvuldige afweging tussen de voordelen en de nadelen van informeel overleg voor het doel dat je wilt bereiken.

Lobbyen: netwerken en overtuigen
Is duidelijk waarop je je pijlen gaat richten en welk doel je daarmee wilt bereiken, dan wordt het zaak daarvoor draagvlak te creëren. Dat kun je doen door te lobbyen bij de achterban, managers, bij de raad van toezicht/commissarissen of andere beleidsmakers. Bij lobbyen spelen de vaardigheden netwerken, resultaatgerichtheid en overtuigen een sleutelrol.

Het overleg met de bestuurder: onderhandelen, durf en resultaatgerichtheid
Dan het overleg met de bestuurder. Daar komt alles samen. Nu komt het aan op de vaardigheden overtuigen, onderhandelen, resultaatgerichtheid en durf. Een bestuurder spreekt graag in vaagheden, laat dingen in het midden, en zal niet snel de verantwoordelijkheid nemen om zaken te regelen. Wat zegt hij precies toe? Is nu duidelijk wat we wilden weten? Wie heeft de durf en is resultaatgericht genoeg om door te pakken en concreet te maken wat is besproken en de bestuurder te contracteren op de vervolgstappen die genomen moeten worden? Komt er een instemmingsaanvraag, is het handig om een werkgroep op te richten. Kortom wie gaat wat doen om te zorgen dat het doel dat de OR wil bereiken, weer een stap dichterbij komt?

Evaluatie van het overleg: communiceren, samenwerken en durf
Evalueer na het overleg hoe het is gegaan en geef elkaar feedback. Daar leert iedereen van. Elk overleg met de bestuurder biedt een kans om je als OR op dit vlak verder te verbeteren. Is goed uit de verf gekomen wat we wilden bereiken? Wat ging er goed, wat kan er de volgende keer beter en hoe kunnen we dat dan het beste aanpakken? Feedback geven is niet altijd even makkelijk, daar is soms durf voor nodig. De basisvaardigheden communiceren en samenwerken kunnen helpen voor een open en veilige sfeer waarin je elkaar durft aan te spreken op elkaars goede en minder goede punten.

Over Carla de Bont
Carla de Bont is senior trainer en adviseur voor ondernemingsraden en bestuurders bij de adviesgroep Medezeggenschap van GITP. Ze leert ondernemingsraden kritisch kijken naar de plannen van de directie en laat hen zelf initiatieven ontwikkelen om invloed te krijgen op het organisatiebeleid. Het accent ligt daarbij op het breder kijken dan de personele belangen en de korte termijn. Carla is vooral actief in de zakelijke dienstverlening, bouw en ingenieursbedrijven, productiebedrijven, zorg en detailhandel. De grootte van organisaties waar zij over de vloer komt, is zeer divers. Van een klein familiebedrijf met een ondernemingsraad van vijf leden en een onderneming met verschillende vestigingen in Nederland tot grote internationale en beursgenoteerde ondernemingen. Ze is auteur van het ‘OR en doelgericht communiceren’ en als trainer betrokken bij de training Inzicht in jaarverslagen en begrotingen.

LinkedInprofiel Carla de Bont


 

Geef uw reactie op "OR-invloed komt met de vaardigheden" geschreven door GITP