Kies de juiste rol als adviseur

GITP |

Hidde SantmanHet komt nogal eens voor dat een adviseur bij een adviesvraag in de verkeerde rol schiet. Hij biedt als expert kennis en ervaring aan, terwijl de opdrachtgever liever een partner heeft om samen activiteiten uit te voeren. Of hij moet als handlanger uitvoeren wat een klant wil, maar staat niet achter de opdracht. Kies je de verkeerde rol, dan merk je dat gedurende het hele proces. De klant is ontevreden, jij voelt dat er iets niet klopt en de resultaten blijven uit. Door zelf de regie te nemen, kies je bewust jouw rol in het adviesproces.

Door: Hidde Santman

Allereerst wat meer informatie over de drie rollen waaruit je als adviseur kunt kiezen. We onderscheiden de volgende rollen, waar we meteen wat dieper op ingaan:

  • Expert
  • Handlanger
  • Partner

Expert: initiatiefrijk en verantwoordelijk
Bij de rol als expert krijg je vragen van klanten om vanuit jouw expertise een probleem op te lossen. In dit geval ligt de verantwoordelijkheid bij jou en neem jij het initiatief. Je bepaalt zelfstandig de werkwijze, maakt plannen en doet het leeuwendeel van het werk. De adviesvrager is passief en doet alleen op verzoek mee. Het voordeel van deze rol is dat je snel kunt werken en dat er weinig meningsverschillen zijn. Het risico is echter dat de inhoud van je advies niet aansluit bij de vraag van de opdrachtgever en dat er geen draagvlak voor is.

Handlanger: reactief en uitvoerend
Heb je de rol van handlanger dan voer je uit wat de opdrachtgever vraagt. Je bent reactief en je doet je werk binnen de aangegeven kaders. De opdrachtgever neemt alle verantwoordelijkheid, initieert, geeft richtlijnen aan en neemt de besluiten. Het voordeel van de handlangerrol is dat de opdrachtgever je advies waarschijnlijk geheel accepteert, maar je loopt het risico dat jij de schuld krijgt als het advies in de uitwerking slecht valt. Ook wordt je expertise hier niet of nauwelijks benut.

Partner: samen verantwoordelijk
Als partner ben je samen met de opdrachtgever verantwoordelijk voor het adviesproces. Jullie brengen allebei kennis in en voeren beiden activiteiten uit. Er is sprake van een intensieve samenwerking, een actieve wederzijdse betrokkenheid en een hoge kwaliteit en mate van acceptatie van het advies. Het nadeel van de partnerrol is dat deze veel tijd kost omdat er meningsverschillen kunnen ontstaan waarover je moet onderhandelen.

Partnerrol heeft vaak de voorkeur
De meeste adviseurs werken het liefst vanuit de partnerrol. Daarin kunnen ze hun expertise inbrengen, Adviseur als partnerontwerpen ze samen met de klant een oplossing en voeren ze ieder de acties uit die bij hun rol passen. Deze werkwijze heeft ook vaak meer effect op de organisatie, omdat de opdrachtgever bij het proces betrokken is.

Een bewuste keuze
Als adviseur kun je zelf beslissen welke rol je aanneemt. Voordat je bewust kiest voor een bepaalde rol, is het slim om jezelf de volgende vragen stellen:

  • Heb ik de kennis om deze vraag te beantwoorden of heb ik collega’s of een kennisbank waar ik terecht kan?
  • Word ik gebruikt of wil de klant oprecht mijn advies?
  • Welke rol vraagt de opdrachtgever en welke rol wil ik innemen in deze situatie?
  • Staat de opdrachtgever open voor een partnerschap? Wil hij samen aan een oplossing werken?

Van handlanger naar partner
Een mooi voorbeeld om te illustreren hoe je kunt voorkomen dat je in een verkeerde rol terechtkomt, is het volgende praktijkverhaal dat tijdens een van mijn trainingen naar voren kwam. De manager van de stafafdeling Financiën & Administratie (F&A) had recent een opdracht van de directeur gekregen om aan het eind van het jaar 1 FTE te bezuinigen op de formatie van zijn afdeling. De manager zag dit als een kans om een van zijn senior medewerkers te ontslaan. Deze medewerker werkte daar al lang, paste niet in het team en stond kritisch tegenover zijn verbeterplannen. Ook had hij zijn financiële rapportages de laatste maanden niet tijdig op orde. De manager F&A vroeg de betrokken HR-adviseur het ontslaggesprek met deze medewerker te voeren en de ontslagprocedure verder in gang te zetten en uit te voeren.

De manager verwachtte van de HR-adviseur dat zij de handlangerrol innam en meewerkte aan het ontslag. De HR-adviseur besefte echter dat zij met een manager te maken had, die de consequenties van zijn handelen mogelijk niet helemaal overzag. En ze wist dat het personeelsdossier van de medewerker geen bruikbaar materiaal bevatte. De medewerker was ook niet gewaarschuwd, had geen feedback gekregen en geen kans gehad zich te verbeteren. Ze besloot de manager F&A de volgende feedback te geven: ‘Ik merk dat je wilt dat ik meewerk aan het ontslag van deze medewerker om aan de bezuinigingsopdracht van de directeur te voldoen. Dat vind ik lastig, omdat we dit ontslag juridisch onvoldoende kunnen onderbouwen. Ik zie weinig slaagkans en veel impact op het functioneren van de andere medewerkers. Ik zou het op prijs stellen als jij samen met de directeur en mij een gesprek wilt voeren over hoe jullie die bezuinigingsopdracht op een andere wijze succesvol kunnen aanpakken. Wat vind je daarvan?’ De HR-adviseur nam de verantwoordelijkheid om bij te sturen en bood haar diensten aan. De manager en de directeur bleven verantwoordelijk voor hun eigen besluiten en handelen en voor de consequenties daarvan. De HR-adviseur nam hier, geheel terecht volgens mij, de partnerrol in.

lampjeTIP! Hoe eerder, hoe beter
Hoe eerder je in het proces jouw rol met de opdrachtgever bespreekt, hoe beter. Vanuit de rol van expert of handlanger is het namelijk lastig om alsnog als partner aan tafel te komen. Volstaat een training als expert aan tien medewerkers? Wil de opdrachtgever over twee weken een rapport met aanbevelingen? Of word je zijn sparringpartner bij het ontwikkelen van een nieuw managementteam? Het is het beste om al in het eerste contact te bespreken welke rol het meest effectief is.

 

Hidde Santman
Hidde Santman is trainer en adviseur bij GITP, adviesgroep Organisatieontwikkeling & Training. Hij ontwerpt leertrajecten die aansluiten bij de praktijk en zo impact hebben op de organisatie en het individu. In trainingen werkt hij het liefst ervaringsgericht: leren door te doen.


 

Geef uw reactie op "Kies de juiste rol als adviseur" geschreven door GITP