Betere besluitvorming met BOB

GITP |

Een besluit nemen is niet zo moeilijk. Het genomen besluit samen met anderen ten uitvoer brengen, dat is de kunst. Wanneer alle neuzen dezelfde kant op staan, is dat geen probleem. Maar als de benodigde commitment ontbreekt, wordt het een heel ander verhaal. Door in de fase van besluitvorming te werk te gaan volgens het BOB-model, is de kans groot dat een besluit een gedragen besluit wordt. Aandacht voor beeldvorming is de crux. Vaak blijken mensen tot vergelijkbare conclusies en besluiten te komen, als ze over dezelfde feiten beschikken.

Auteur: Rob van Etten


Alle relevante informatie op tafel
In tijden van reorganisaties en noodgrepen komt het regelmatig voor dat directies offers vragen van hun werknemers. Als een directeur het belangrijk vindt dat zijn werknemers gemotiveerd aan het werk blijven, zal hij de erbarmelijke situatie waarin de organisatie verkeert heel helder moeten neerzetten. Anders zal de reactie van de werknemers volledig afhangen van hoe zij zelf tegen de situatie aankijken. Als werknemers vinden dat de directie er alles aan heeft gedaan om rampspoed te voorkomen en een offer van de werknemers de laatste optie is, zullen ze meegaan in het besluit. Anders niet. Het is immers heel lastig te verkroppen dat je als werknemer harder moet werken voor minder, terwijl de directie zichzelf nadien bonussen uitkeert omdat ze de reorganisatie zo goed hebben aangepakt. Kennelijk had de directie toch niet alle feiten op tafel gelegd.

Het BOB-model
Het BOB-model is ontwikkeld door Robert Bales en Fred Strodtbeck. Zij stellen dat beeldvorming een essentiële voorwaarde is voor het nemen van gedragen besluiten. Het model splitst besluitvorming in drie fasen.

  1. Beeldvorming (wat weten we?)
    Het doel van deze fase is ervoor te zorgen dat alle deelnemers die bij de besluitvorming zijn betrokken over alle relevante feiten beschikken.
  2. Oordeelsvorming (wat vinden we ervan?)
    Het doel van deze fase is dat betrokkenen het eens worden over een aantal besliscriteria waaraan de voorgenomen besluiten of voorstellen worden getoetst.
  3. Besluitvorming (wat willen we?)
    In deze fase wordt aan de hand van een ordening van de criteria in volgorde van belangrijkheid, de uiteindelijke besluitvorming vergemakkelijkt.

 

Heldere probleemanalyse
Als partijen het belang van een gedragen besluit onderkennen, is het handig om het BOB-model te gebruiken. Dat kan bij elk overleg. Het BOB-model is in feite een probleemanalysemodel, dat duidelijk maakt waarover de verschillende gesprekspartners het  eens zijn en waarover niet, bijvoorbeeld bij een overleg tussen een ondernemingsraad en de bestuurder. In de praktijk blijkt regelmatig dat – wanneer de beeldvormingsfase goed wordt doorlopen – de standpunten van de OR en de bestuurder veel dichter bij elkaar liggen dan op voorhand was gedacht.

Pingpongen van standpunten
Het BOB-model helpt vooral om de beeldvorming goed te doen. En die beeldvorming is het halve werk. In de praktijk zie je echter dat de beeldvormingsfase vaak wordt overgeslagen. Het overleg lijkt dan meer op het pingpongen van standpunten. Ook bij brainstormsessies zie je vaak dat, nadat iemand een idee heeft geopperd, het oordelen begint, terwijl het doel van een brainstormsessie juist het genereren van nieuwe ideeën is. Zeker bij groepen die al langer met elkaar te maken hebben en in een bepaald patroon zijn beland, kan het verfrissend werken om mensen weer eens te dwingen naar elkaar te luisteren. Een onafhankelijke gespreksleider kan in dit soort situaties handig zijn.

Geduld voor stokpaardjes
In de meeste werksituaties is tijdens een overleg de leidinggevende of projectmanager de gespreksleider. Meestal wordt gewoon ergens begonnen. Degenen die altijd het woord doen, komen aan het woord en dat was het dan weer. Wanneer je besluit om het BOB-model te gebruiken, geef je iedereen de ruimte om zijn zegje te doen en informatie te delen. Wat weet iemand van het probleem? Hoe kijkt hij er tegen aan? En waarom kijkt hij er zo tegenaan? Het BOB-model vraagt je dit geduld op te brengen. Ook voor degene die altijd met hetzelfde stokpaardje komt. Het klinkt misschien heel kinderlijk, en het is soms vervelend, maar als je het doet, geeft het veel rust en komen heel veel onuitgesproken zaken naar voren. Want wat is de achterliggende reden dat de collega altijd met zijn stokpaardje aan komt zetten? Als voor die informatie het geduld word opgebracht, kun je er als groep wel eens achterkomen dat die persoon gewoon een punt heeft.

Over Rob van Etten
Rob van Etten  is senior consultant bij de GITP-adviesgroep OR Consulting. Hij werkt voor ondernemingsraden en directies in de profit sector bij organisatieveranderingen, reorganisaties en voorgenomen verkoop, fusie en overname. Daarnaast adviseert hij ondernemingsraden en bestuurders bij gemeenten, (regionale) samenwerkingsverbanden, zelfstandige bestuursorganen en provincies. Belangen inzichtelijk maken staat in zijn werk voorop. Het hoofdstuk over het BOB-model in het Groot Psychologisch  Modellenboek van GITP is van zijn hand.

 

Training
Gesprekken van de HR-cyclus zijn voor velen een verplicht nummer. Dat is jammer. Want er kan zoveel meer uit gehaald worden. In de training Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken voeren leert u hoe u met deze gesprekken de basis legt voor meer passie en betere resultaten.


 

Geef uw reactie op "Betere besluitvorming met BOB" geschreven door GITP