Adviesvaardigheden: Houd de regie met de 6 fasen van advies

GITP |

Hidde SantmanStel je voor: Je wordt als adviseur bij een project geroepen om jouw expertise in te brengen. Al snel blijkt dat niet duidelijk is wat de ‘status’ van het project is. Duik je er in en laat je je expertise direct gelden? Of neem je eerst de tijd om het een en ander helder te krijgen en structuur aan te brengen?

Door: Hidde Santman

Je doet jezelf, je opdrachtgever en alle betrokkenen een groot plezier als jij als adviseur het gehele adviesproces kan overzien en in staat bent de regie te houden. Dat betekent een helder startpunt, weten wat je bestemming is en de juiste koers uitzetten. Dit doe je door samen met je opdrachtgever momenten te benoemen die de voortgang van het proces inzichtelijk maken. Wat gebeurt er wanneer, met wie met welk resultaat?

Voorbeeld: advies over ziekteverzuim
Een directeur van een zorginstelling heeft een probleem met het hoge ziekteverzuim onder leerling-verpleegsters. Hij vraagt de HR-adviseur daar werk van te maken. De HR-adviseur onderzoekt de feiten en stelt zich ten doel het ziekteverzuim terug te brengen van 5 naar 1,5 %. Haar advies is:
> Na één opleidingsjaar mede op basis van het ziekteverzuim beslissen of een leerling mag blijven of niet;
> Maandelijks een ‘pluim’ (met eigen keuzemogelijkheden) ter waarde van 20 euro toekennen aan leerlingen, die niet verzuimd hebben.

Wat gaat hier mis?
De HR-adviseur is aan de loop gegaan met een ‘wens’ van de directie en heeft zelf een doel bepaald. Uit de vraag van de directeur is nog niet op te maken wat hij precies wil en hoe belangrijk het eindresultaat weegt. Verder lijkt de HR-adviseur verantwoordelijkheid te nemen voor het bereiken van het resultaat. Maar wat is het draagvlak voor haar voorstellen? Ze heeft geen fasen en momenten van terugkoppeling met de opdrachtgever afgesproken.

De 6 fasen van een adviesproces
Een adviestraject dat is gestructureerd in stappen of verschillende fasen, biedt houvast voor alle betrokkenen bij het project en het geeft jou de handvatten om makkelijk bij te kunnen sturen. Bijvoorbeeld als je het gevoel krijgt dat het proces uit je handen glipt, dat je knel komt te zitten of je signalen krijgt dat mensen dingen doen zonder dat jij er vanaf weet. De oplossing is een pas op de plaats en afhankelijk van wat er precies speelt terug naar een eerdere fase in het adviesproces. Een adviesproces is te structureren in 6 fasen:

Fase 1. Zichtbaar zijn
Wie kunnen jou waarvoor vragen? Wat is jouw expertise, wat is jouw stijl, hoe ga je te werk? Als je als intern of extern adviseur niet zichtbaar bent, komt niemand jou om advies vragen. Zorg er in elk geval voor dat je collega’s en leidinggevende weten waar jij goed in bent.

Fase 2. Contracteren
Aan wie lever je wat op? Wie is de opdrachtgever? Wat is het tijdspad en hoeveel gaat het kosten? Je wordt als adviseur vaak gevraagd als expert, maar daarbij hoort ook het in beeld brengen van het gehele proces. Het doel van deze fase is een evenwichtig contract tussen de opdrachtgever en de adviseur over de opdracht, de aanpak en de rolverdeling.

Fase 3. Diagnose maken
Wat is hier aan de hand? Wat zijn de oorzaken daarvan? Wat zijn mogelijke oplossingen en hoe staat het met het draagvlak voor deze oplossingen? In deze fase zorg je voor inzicht in het probleem van je opdrachtgever door de juiste vragen te stellen.

Fase 4. Presenteren
Meestal word je gevraagd je advies aan de opdrachtgever en andere betrokkenen te presenteren, waarna zij besluiten over de te nemen vervolgstappen. Het doel van deze fase is een geaccepteerd advies te krijgen met een kort en krachtige presentatie die aansluit bij de behoeften van de betrokkenen. Vaak wordt de presentatie aangevuld met een rapport met aparte bijlage met een feitelijke onderbouwing.

Fase 5. Implementeren
In deze fase ben je alleen zijdelings betrokken. Jij bent immers niet degene die de implementatie uitvoert. Soms word een adviseur gevraagd projectleider van de implementatie te worden. Het is dan belangrijk deze nieuwe rol helder te bespreken. De verhouding tussen opdrachtgever en projectleider is namelijk een andere dan die tussen opdrachtgever en adviseur. Opdrachtgever is kort gezegd de ‘baas’ van de projectleider. De adviseur staat naast de opdrachtgever.

Fase 6. Evalueren
Zijn de doelen behaald? Wat werkte wel en wat niet? Wat is er nog nodig? De groep betrokkenen kan in deze fase haar leerervaring vastleggen voor volgende situaties. Doel van deze fase is te kijken of het advies heeft gewerkt en het traject af te ronden. Mogelijk is er behoefte aan verdere dienstverlening: Hoe kan je de opdrachtgever verder van dienst zijn? Waar zitten nog behoeften? Wat is nog niet af?

Voorbeeld: adviesvraag over heel iets anders
Stel je gaat als adviseur en trainer aan de slag bij een organisatie. Na afloop van het traject heb je met de opdrachtgever een evaluatiegesprek gepland. Tijdens dit gesprek vraagt hij: “Kunnen we nog even doorpraten over Klaas en Suzan. Wat vind je van Suzan? Is ze wel in staat om haar functie goed te vervullen?” Je hebt met de medewerkers in de training afgesproken dat de trainingen vertrouwelijk zijn. Met de opdrachtgever is tot nu toe niets afgesproken over het beoordelen van medewerkers. Wat zou jij doen?

Wat is handig om te doen?
Je hebt mogelijk een beeld van Klaas en Suzan en het kan verleidelijk zijn om daar wat over te zeggen. Maar daarmee kom je in een beroerde positie. Je schendt het vertrouwen van Klaas en Suzan en spreekt je uit over iets dat niet tot jouw opdracht behoort en waar de training niet over ging. Je zou kunnen vertellen dat je met de deelnemers hebt afgesproken dat je niet over individuen praat en dat je je aan die afspraak houdt: “De training is niet het middel om te beoordelen of Klaas en Suzan geschikt zijn voor hun functie. Als u mijn oordeel daarover wilt, praat ik graag over meer geschikte methodes, zoals een assessment.” Daar kun je vervolgens weer een contract over sluiten (fase 2).

5 tips voor integratie van de 6 fasen in je adviestraject

  • Bespreek in de contractfase van het adviestraject welke fasen je met de opdrachtgever gaat doorlopen. Wie zijn betrokken? Wat is jouw rol en welke rol speelt de opdrachtgever? Wat is het resultaat van elke fase?
  • Plan in de contractfase al een evaluatiegesprek of tussentijdse contactmomenten in.
  • Bespreek met je opdrachtgever tussentijds waar je in het adviesproces zit. Dat veroorzaakt soms dat je terug moet gaan naar een eerdere fase en dan hercontracteert; met de opdrachtgever en andere betrokkenen praten over het doel en het draagvlak voor het traject. Wat gaan we vanaf nu doen?
  • In elk gesprek met betrokkenen en de opdrachtgever heb je de kans om het proces te structureren en de regie te behouden. Door een agenda te maken, door het doel van het overleg te benoemen, door de actiepunten samen te vatten.
  • Vertel tussentijds hoe je ervoor staat. Voor een expert is het soms een valkuil om een tijdje niets van zich te laten horen. Terwijl je nadenkt over een advies bijvoorbeeld. Dan verliest de opdrachtgever zicht op de voortgang.

Elke adviesfase zijn eigen vaardigheden
In elke fase van het adviesproces komt het aan op specifieke vaardigheden. In welke van de 6 fasen zou jij je willen versterken?

 

 

Over Hidde Santman
Hidde Santman is trainer en adviseur bij GITP, adviesgroep Organisatieontwikkeling & Training. Hij ontwerpt leertrajecten die aansluiten bij de praktijk en zo impact hebben op de organisatie en het individu. In trainingen werkt hij het liefst ervaringsgericht: leren door te doen


 

Geef uw reactie op "Adviesvaardigheden: Houd de regie met de 6 fasen van advies" geschreven door GITP