Advies presenteren: een one man show of de start van een gesprek?

GITP |

Vandaag is je kans, je hebt de afgelopen weken hard gewerkt aan je advies. Het heeft de nodige inspanning gekost om het vertrouwen van het managementteam te krijgen en nu mag je jouw advies presenteren. Wordt je presentatie een one man show of de start van een gesprek? 7 tips om ontspannen in gesprek te gaan tijdens de presentatie van je advies.

Door: Brigitte Heldeweg

Voor veel adviseurs voelt de presentatie van een advies als het uur U. En het is natuurlijk ook een belangrijk moment. Maar is het waar dat alles afhangt van dat ene moment van je presentatie? Dat alles perfect moet zijn? Dat je moet laten zien dat je alles weet en begrijpt en dat alles zichtbaar moet zijn op de sheets? Nee, dat is niet waar. Een presentatie van een advies is niets meer en niets minder dan de start van een gesprek tussen jou en de ander(en).

 

Belangrijk moment in het adviestraject
In een adviestraject kom je als adviseur 6 fases tegen die elk hun specifieke adviesvaardigheden met zich mee brengen:

  • Fase 1: Zichtbaar zijn
  • Fase 2: Contracteren
  • Fase 3: Diagnose maken
  • Fase 4: Presenteren
  • Fase 5: Implementeren
  • Fase 6: Evalueren

De presentatie van je advies, fase 4 van een adviestraject, is het moment waarop je aan je opdrachtgever en alle andere betrokkenen bekend maakt wat jouw visie is. Krijg je de stakeholders mee en wordt jouw advies ook daadwerkelijk geïmplementeerd? Voor je opdrachtgever is dit het moment waarop helder wordt welke vervolgstappen er wel of niet gezet worden. Dus voor hem of haar is het ook een belangrijk moment. Er moeten knopen worden doorgehakt.

 

Geen gemakkelijke boodschap
Nu gaan we weer even terug naar het moment van de eerste alinea van deze blog. Je staat op het punt je advies aan het managementteam te presenteren. Je weet dat het geen gemakkelijke boodschap is die je gaat brengen. Uit je onderzoek is naar voren gekomen dat de resultaten nog niet zo positief zijn als de directie verwacht. Je wilt samen met hen praten over de acties die ze nu moeten nemen. Je hebt je presentatie bewust nog niet toegestuurd, omdat je zelf de boodschap wilde brengen. Alleen met de directeur heb je een voorgesprek gehad. Dat verliep goed, hij was het eens met je aanpak.

 

De presentatie loopt anders…
Je start je presentatie met wat achtergronden en een toelichting op de aanleiding. Dan word je onderbroken door de financiële man. Hij wil weten wat je conclusie is. Je geeft aan dat je die zo zal geven, maar hij lijkt niet tevreden met het antwoord. Je gaat verder met je verhaal, maar het komt er nu moeizaam uit. Je krijg direct vragen over de opzet van je onderzoek. Je voelt je aangevallen, je krijgt het warm en hoort jezelf harder praten dan nodig… De presentatie verloopt niet zoals je je het had voorgesteld!

 

Een kans om echt in gesprek te gaan
Even een time out! Je ervaart de vraag van de financiële man als een onderbreking van je presentatie, terwijl je de onderbreking ook kunt zien als een kans om echt in gesprek te gaan. Vraag door, check of je antwoord duidelijk is, vraag naar de verwachtingen van de ander. En als je op dat moment niet zelf een antwoord weet, is er niets aan de hand. Daar kun je later in je samenwerking op terug komen.

 

7 tips om ontspannen in gesprek te gaan tijdens de presentatie van je advies:

  1. Bereid je goed voor
    Een goede voorbereiding is het halve werk gaat ook bij presenteren op. Door je goed voor te bereiden, kan je op het moment zelf je verhaal wat loslaten en met je aandacht bij je toehoorders zijn. Dan voelen vragen niet als aanval, maar als gemeende belangstelling.
  1. Verdiep je in je publiek
    Wie luisteren er naar je? Wat wil je dat zij na afloop moeten Weten, Vinden, Kunnen en Doen? Bouw je presentatie zo op dat er antwoord gegeven wordt op die vragen. Wat is je doel en welke presentatievorm sluit daarbij aan? Kies je voor de gebruikelijk sheetpresentatie met veel tekst, waarbij de kans groot is dat je meer naar het scherm kijkt, dan naar je luisteraars? Of durf je op je kennis te vertrouwen? Je kunt bijvoorbeeld alleen foto’s gebruiken. Stuur je informatie vooraf toe en begin met je conclusie waarbij je aangeeft dat je hoopt dat zij die over 10 minuten ook delen.
  1. Laat los; een presentatie wordt twee keer geschapen
    Durf je jezelf en je toehoorders te verrassen. Vertrouw erop dat een presentatie altijd twee keer wordt geschapen. Het verloopt nooit zoals je je had voorgesteld. Laat dat dan maar los!
  1. Vertrouw op je persoonlijkheid en deskundigheid
    Vertrouw op je persoonlijkheid en deskundigheid. Je bent niet voor niets gevraagd om een advies uit te brengen. En als je ongevraagd advies geeft, doe je dat omdat je iets te zeggen hebt. Zeg waar het je om gaat. Durf persoonlijk te zijn en mensen mee te nemen in jouw beleving. Iedereen kent die nietszeggende saaie presentaties. En waarom zijn ze saai? Er wordt veel in herhaald en de spreker houdt het bij de feiten en durft zichzelf niet te laten zien.
  1. Wees jezelf: Je bent gemaakt om te schitteren!
    Nelson Mandela zei in zijn inauguratie speech als president van Zuid Afrika: ‘We zijn gemaakt om te schitteren’. Daarmee bedoelde hij dat niemand er baat bij heeft, als jij niet zegt wat je te zeggen hebt en je klein maakt. Geef je advies. ‘Wees jezelf, er zijn al genoeg anderen’, zegt Loesje zo mooi. Een presentatie geven is niets anders dan dat je een platform hebt om jouw visie te delen. Of dat nu voor één of meerdere mensen is.
  1. Toon begrip voor emotie bij slecht nieuws
    Je wordt als adviseur vaak gevraagd om advies te geven op momenten dat een organisatie in zwaar weer verkeert of dat er moeilijke besluiten genomen moeten worden. Dat betekent soms dat je slecht nieuws moet brengen of nieuws dat je gesprekspartner als slecht nieuws ervaart. Als je je dit realiseert, snap je ook beter dat de ander emotioneel kan reageren of juist allerlei tegenargumenten inbrengt, omdat hij moeite heeft om het nieuws te verwerken. Als je weet dat emotie erbij hoort en als je dat niet verwart met vragen naar de inhoud, kun je begrip tonen en in gesprek blijven. Niemand gaat juichen bij slecht nieuws. Maar als er vragen over worden gesteld, ben je in ieder geval in gesprek. Schakel, toon begrip, neem de tijd en zorg dat er ruimte is voor interactie. Leuker kun je het niet maken voor jou en de betrokkenen, maar jullie kunnen wel zo goed mogelijk samen in gesprek zijn over de opties en keuzes maken.
  1. Hou het kort!
    Hou je presentatie zo kort mogelijk. Het is de start van een gesprek. Géén doel op zich.

 

Op Youtube vind je nog meer tips over presenteren en inspirerende presentaties onder andere van Barack Obama en Steven Jobs. Hier volgen een paar voorbeelden:

 

Bij GITP vind je de trainingen om jouw presentatievaardigheden en adviesvaardigheden verder te versterken:

 

 

Over Brigitte Heldeweg
Brigitte Heldeweg is bedrijfskundige en binnen GITP als trainer/adviseur verantwoordelijk voor de inhoud van verschillende trainingen op het gebied van communicatie en persoonlijke effectiviteit. Haar drijfveer in de trainingen is deelnemers authentiek te leren communiceren om zo hun doelen te kunnen bereiken. Daarnaast is ze medeauteur van het boek ‘Waarom begrijp je me niet?’.

 


 

Geef uw reactie op "Advies presenteren: een one man show of de start van een gesprek?" geschreven door GITP