Stakeholders betrekken bij de zelfevaluatie van de RvT of RvC?

GITP |

Zijn codes en regelgeving behulpzaam bij de ontwikkeling van goed toezicht?  Algemeen is het besef doorgedrongen dat méér regels en voorschriften (en ‘vinken’) niet per sé leiden tot beter toezicht. Toch dragen codes wel degelijk bij aan de professionaliteit van toezichthoudende organen. Vooral omdat zij steeds meer gericht zijn op de ‘zachte aspecten’ zoals gedrag, cultuur en team samenwerking. Zo zijn intussen veel toezichthouders, mede onder druk van de codebepalingen overgegaan tot het houden van een jaarlijkse zelfevaluatie. Ook stimuleren de codes de raad om verbindingen met stakeholders aan te gaan, anders dan het klassieke jaarlijkse gesprek met de OR of cliëntenraad. Een actuele vraag is: hoe het brede veld van stakeholders te betrekken bij de zelfevaluatie?

Door: Marcel Wanrooy

Verbinding zoeken

Het gaat om verbinding zoeken en – maatschappelijke – verantwoording afleggen en daarbij is de dialoog met stakeholders een belangrijk middel. Sommige toezichthouders zijn aanwezig bij een door de bestuurder georganiseerde themabijeenkomst met in- en externe stakeholders om een concept beleidsplan te toetsen. Anderen besluiten om samen met de bestuurder een brainstormsessie ‘aan de voorkant’ te houden waarbij ze OR, cliëntenraad en de plaatselijke wethouder uitnodigen mee te denken. Niet alleen de inhoudelijke inbreng van diverse partijen is waardevol, ook ‘het gebaar’ en het serieus nemen van de relatie is een positief signaal in de richting van de partners en dat creëert goodwill.

Een wat verdergaande stap is het actief betrekken van stakeholders bij de zelfevaluatie van de raad. Dat vraagt om moed en kwetsbaarheid. Enige koudwatervrees is zeer begrijpelijk. Hoe wordt dit door externe partijen opgevat? Maken we ons niet te kwetsbaar? Maar het besef dat de open verbindingen met partijen credits in de relatie én interessante feedback opleveren, geeft de doorslag. Bovenal laat de raad goed voorbeeldgedrag zien: een lerende attitude is onmisbaar, ook voor toezichthouders.

Feedback van stakeholders

Alles goed en wel, maar hoe pakt een RvT dit aan? Een snelle vorm is het gebruik maken van een korte vragenlijst waarmee aan diverse partijen feedback wordt gevraagd over het functioneren van de raad. Eventueel kan aan de hand van de antwoorden contact worden opgenomen voor nadere toelichting. Dat geeft meer ’rijke’ informatie. In een iets uitgebreidere vorm houden de voorzitter (of andere raadsleden) interviews met de stakeholders, waarbij de resultaten in samengevatte vorm input vormen voor de zelfevaluatie. Om de objectiviteit te waarborgen kan een extern adviseur die begeleider is bij de zelfevaluatie, de voorafgaande interviews kunnen houden. Wellicht geeft men dan ook wat minder ‘beleefde’ of sociaal wenselijke reacties. De meest intensieve vorm is een face-to-face uitwisseling tussen de RvT en de stakeholders. Dit is met name interessant als er veel input te verwachten valt of ter nadere kennismaking met ‘nieuwe gezichten’.

Voor sommige toezichthouders is deze aanpak wellicht een brug te ver. Ook de extra tijdsinvestering kan een rol spelen om niet voor deze intensieve aanpak te kiezen. De meerwaarde is echter groot: verbindingen maken, verantwoording afleggen, openheid en goodwill creëren en vooral leren van de feedback om de eigen professionaliteit te verhogen.

Over Marcel Wanrooy

Dr. Ir. Marcel Wanrooy (1955) is lid van de GITP adviesgroep Bestuur & Toezicht en begeleidt toezichthouders en besturen op de terreinen: bestuurstructurering, opvolging, samenwerking, (zelf)evaluaties en corporate governance. Hij is expert op het terrein van Leiding geven aan professionals. Hij is gepromoveerd op de besturing van professionele organisaties en schreef meerdere boeken en talloze artikelen op dit terrein. Regelmatig treedt hij op als voorzitter of procesbegeleider bij conferenties of heisessies. Gedurende twee periodes was hij lid van de RvT van een van de grotere Nederlandse accountantskantoren. Hij is docent voor de NVTZ (Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders in de Zorg).

Neem contact op met Marcel Wanrooy

Dr.ir Marcel Wanrooy
+31(0)651588924
m.wanrooy@gitp.nl
www.marcelwanrooy.nl


 

Geef uw reactie op "Stakeholders betrekken bij de zelfevaluatie van de RvT of RvC?" geschreven door GITP